アーカイブの活用

 

文書の整理・活用・長期管理のための成文化されたルール

日々作成される文書を適切に整理、活用し、必要なものをきちんと長期管理していくためには、成文化されたルール(文書管理規程)が必要です。

組織的に文書を管理するために、文書管理規程上、必要な事項としては、

(1)文書・ファイル名の付け方
(2)文書様式・データ形式等
(3)文書管理責任所在
(4)文書保管場所
(5)文書登録方法・メタデータ項目
(6)保存期間・機密度設定
(7)機密文書の管理方法
(8)定期的な文書移動、廃棄のサイクル
(9)文書廃棄方法(廃棄手続、記録、物理的処理方法等)
(10)長期保存文書の管理方法(保存庫への移動、保存用媒体へのデータ移動、マイクロフィルム化、保存環境等)

が挙げられます。

文書保存期間設定の際は、「取引に関する帳簿は7年」など法律で一定の保存期間が義務付けられている文書に関しては、少なくとも、法定保存期間を充たす年数を保存期間として設定しておく必要があります。

保存期間設定にあたっては、業務の全体、関連法規を充分に把握する必要があります。また、業務上の必要から、法定期間以上の長期にわたって保存しておく必要がある文書や、法律では保存が義務付けられてはいないものの、保存が必要な文書もあります。たとえば社内報などは、法的な規定はありませんが、会社の歩みをたどるうえで必要不可欠な歴史資料です。PDF化して検索可能な状態にして永年保存しようという企業が増えています。

法律の改定に伴い、保存対象の文書、保存期間等が変化します。また、業務の展開、組織の改編に応じて、作成される文書も変化します。さらにデジタル化の進展により、これまでの文書管理規程が、時代に合わなくなっていたり、形骸化していたりという例も多いようです。

とくに、Eメールやデジタルメディアの管理などについての規定がなく、セキュリティ上大きな問題が放置されているという例も少なくありません。一度定めた文書管理規程は、必要に応じて適切に改定し、常に運用可能な規程に保っておくことが必要です。この機会に見直しをはかってみてはいかがでしょうか。

社史・アーカイブ総合研究所

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